Uvlačenje izvoda iz e-bank sistema

Stranica Uvlačenje izvoda iz e-bank sistema služi da se dnevni izvod, koji ste preuzeli iz elektronskog bankarstva, automatski učita u portal i pretvori u evidenciju izvoda (blagajničko-analitičko poslovanje).
Umesto ručnog prekucavanja svake stavke, program čita datoteku banke, prepoznaje stavke, povezuje ih sa komitentima i poslovnim objektima iz vaših matičnih evidencija, a vi samo dopunite ono što program nije mogao sam da zaključi (najčešće konto).
Posao se odvija u dva koraka: prvo se izvod uvuče u radnu (privremenu) tabelu gde ga slobodno doterujete, a tek na kraju se prebacuje u evidencije i postaje zvanični dokument.

Priprema – preuzimanje datoteke iz banke

Pre nego što uđete u ovu stranicu, potrebno je da iz elektronskog bankarstva preuzmete (skinete) datoteku izvoda na svoj računar. Svaka banka nudi svoj format datoteke i portal podržava sledeće:

• Asseco (XML) – standardni XML izvod Asseco e-bank aplikacije
• Halcom (TXT) – tekstualna datoteka sa razdvajanjem podataka
• Erste web (CSV) – CSV datoteka iz Erste web aplikacije
• UniCredit (TXT) – tekstualna datoteka iz UniCredit aplikacije
• OTP web (XML) – stariji XML format OTP web aplikacije
• OTP web 2025 (XML) – noviji XML format OTP web aplikacije (od 2025. godine)
• Raiffeisen OnLine (XML) – XML izvod iz Raiffeisen OnLine aplikacije
• AIK web (CSV) – CSV datoteka iz AIK web aplikacije

Podaci za uvlačenje izvoda

U gornjem panelu unosite parametre pod kojima će izvod biti proknjižen. Ova polja se popunjavaju pre nego što kliknete na dugme za uvlačenje.

Opis polja (Slika 3)

• e-bank – birate iz koje e-bank aplikacije dolazi datoteka. Ovo je najvažniji izbor jer određuje kako će program čitati datoteku. Polje je obavezno i pri ulasku u stranicu se automatski postavlja na banku koja je u sistemskim parametrima definisana kao vaša podrazumevana.
• Pdv period – poreski period u koji izvod pripada. Automatski se nudi tekući period, a menjate ga samo ako izvod pripada nekom drugom periodu.
• Devizna valuta – valuta (kurs) koja se vezuje za izvod. Automatski se nudi podrazumevana obračunska valuta.
• Pronađi datoteku – dugme kojim sa svog računara birate preuzetu datoteku izvoda. Datoteka se odmah šalje na server (pojaviće se traka toka slanja).
• Uvuci izvod – dugme kojim se pokreće obrada poslate datoteke.
• Link do dokumenta – adresa (link) skeniranog ili PDF izvoda. Ovaj link se pamti uz izvod, pa kasnije iz evidencije možete jednim klikom otvoriti originalni dokument.
• Izvod u PDF-u – dugme kojim šaljete PDF izvoda na dokument-server (FTP). Nakon slanja, polje Link do dokumenta se automatski popunjava adresom tog dokumenta. Datoteku možete i dovući mišem u označenu zonu.

Postupak uvlačenja izvoda

1. U polju e-bank izaberite banku i format datoteke koji ste preuzeli.
2. Proverite Pdv period i Deviznu valutu.
3. Kliknite na dugme Pronađi datoteku i izaberite preuzetu datoteku sa svog računara.
4. Sačekajte da se traka toka napuni do kraja – to znači da je datoteka stigla na server.
5. Ako želite, pošaljite i PDF izvoda dugmetom Izvod u PDF-u ili ručno upišite Link do dokumenta.
6. Kliknite na dugme Uvuci izvod.
7. Sačekajte da se obrada završi (prikazuje se poruka „Obrada je u toku – molim sačekajte…“).

Kada se uvlačenje uspešno završi, gornji panel sa parametrima se sklanja, a na ekranu se pojavljuje tabela sa stavkama izvoda i meni sa akcijama iznad nje.

Kontrole koje program radi umesto vas

Tokom uvlačenja program ne prepisuje slepo podatke iz datoteke, već obavlja niz provera i automatskih dodeljivanja. Zbog toga je važno da razumete šta se dešava „iza zavese“.

Provera godine obrade

Iz datoteke se čita datum izvoda i upoređuje sa godinom obrade u kojoj radite. Ako se ne poklapaju, uvlačenje se prekida uz poruku da izvod sadrži jednu godinu, a vi radite u drugoj.

Provera tekućeg računa

Iz datoteke se čita broj tekućeg računa i traži se u evidenciji računa tekuće firme. Ako taj račun ne pripada firmi u kojoj radite, uvlačenje se prekida uz poruku da ste pokušali da uvučete izvod iz druge firme.

Automatsko prepoznavanje komitenta

Za svaku stavku program uzima tekući račun druge strane i traži ga u evidenciji tekućih računa komitenata. Ako ga pronađe, komitent se automatski upisuje u stavku, a u tabeli se štiklira kolona PK (pronađen komitent). Ako ga ne pronađe, kolona ostaje prazna i komitenta dodeljujete ručno.

Automatsko prepoznavanje poslovnog objekta

Ako je poziv na broj zaduženja dovoljno dugačak, program iz njega izdvaja oznaku poslovnog objekta (troznakovnu oznaku) i, ako takav poslovni objekat postoji u firmi, sam ga upisuje u stavku.

Rad sa stavkama uvučenog izvoda

Nakon uspešnog uvlačenja, stavke izvoda se prikazuju u tabeli. Ovo je radna tabela – sve što ovde menjate još uvek nije ušlo u zvanične evidencije, pa možete slobodno da doterujete podatke.

Značenje kolona (Slika 6)

• PK – pronađen komitent; štiklirano znači da je program sam prepoznao komitenta po tekućem računu
• PO PDV – oznaka poreske napomene
• Konto – konto na koji se stavka knjiži
• Izvod – broj izvoda
• Datum – datum izvoda
• Zaduženje (isplata) – iznos koji je otišao sa računa
• Odobrenje (uplata) – iznos koji je legao na račun
• Naziv komitenta iz izvoda – naziv onako kako ga je banka poslala (ne menja se)
• Komitent – komitent iz vaše matične evidencije koji je vezan za stavku
• Poslovni objekt – poslovna jedinica na koju se stavka odnosi
• MZ / PNBZ – model i poziv na broj zaduženja
• MO / PNBO – model i poziv na broj odobrenja
• Svrha doznake – opis plaćanja iz naloga
• TKR komitenta – tekući račun druge strane
• ŠP – šifra plaćanja

U dnu tabele prikazani su zbirovi zaduženja i odobrenja. To je prvo mesto na koje treba da pogledate – ti zbirovi moraju odgovarati prometu na papirnom (PDF) izvodu.

Ispravka pojedinačne stavke

1. Kliknite na ikonicu Ispravi u prvoj koloni reda koji menjate.
2. Otvara se prozor za ažuriranje podataka te stavke.
3. Dopunite ono što nedostaje: komitenta, poslovni objekat, konto, poziv na broj, PDV napomenu.
4. Kliknite na dugme Sačuvaj, odnosno Odustani ako ne želite izmenu.

Grupne akcije nad stavkama

Kada isti podatak treba upisati u više stavki, ne morate otvarati red po red. Iznad tabele se nalazi meni sa grupnim akcijama koje deluju na štiklirane stavke.

Postupak (Slika 8)

1. Štiklirajte kvadratiće u prvoj koloni kod svih stavki na koje se akcija odnosi.
2. Kliknite na željenu stavku menija.
3. U prozoru koji se otvori izaberite vrednost koja se dodeljuje.
4. Kliknite na dugme Izvrši promenu, odnosno Odustani od promene ako se predomislite.

Na raspolaganju su sledeće akcije:

• Grupno kontiranje – dodeljuje izabrani konto svim štikliranim stavkama
• Dodela komitenta – dodeljuje izabranog komitenta svim štikliranim stavkama
• dodela PSO – dodeljuje izabrani poslovni objekat svim štikliranim stavkama
• Prebaci u evidencije – završna akcija, opisana u narednoj sekciji
• Sačuvaj podešavanja tabela – pamti vaš raspored kolona, širine i filtere za ubuduće

Alatna traka tabele

U dnu tabele nalazi se alatna traka koja olakšava snalaženje kada izvod ima veliki broj stavki.

• Osveži – ponovo učitava podatke u tabelu
• Pronađi – otvara polje za pretragu po svim kolonama
• Grupisanje – omogućava grupisanje stavki prevlačenjem naslova kolone
• Filter po kolonama – prikazuje red za filtriranje ispod naslova kolona
• Izbaci sort – uklanja postavljeno sortiranje
• Preuredi tabelu – otvara prozor za sakrivanje i prikazivanje kolona
• Izvezi u Excel – snima prikazane stavke u Excel datoteku
• Uputstvo – otvara ovu stranicu pomoći
• Video – otvara video uputstvo

Prebacivanje izvoda u evidencije

Ovo je završni i najvažniji korak. Tek njime izvod prestaje da bude radni materijal i postaje zvanični dokument u evidenciji izvoda.

Postupak

1. Proverite zbirove zaduženja i odobrenja u dnu tabele i uporedite ih sa izvodom banke.
2. Proverite da su svi komitenti, poslovni objekti i konta dodeljeni onako kako treba.
3. U meniju iznad tabele kliknite na Prebaci u evidencije.
4. Sačekajte da se obrada završi.

Prilikom prebacivanja program radi sledeće:

• formira zaglavlje izvoda sa brojem, datumom, tekućim računom, PDV periodom, valutom i linkom do dokumenta;
• prenosi sve stavke iz radne tabele u stavke izvoda;
• svakoj stavci određuje vrstu knjiženja: Kupac kod uplata i Dobavljač kod isplata (kada je komitent poznat), odnosno Ostalo kada komitent nije dodeljen;
• prebrojava stavke i sabira ulaze i izlaze u zaglavlje izvoda;
• prazni radnu tabelu i vraća ekran u početno stanje, spreman za naredni izvod.

Odustajanje i pražnjenje tabele

Ako ste uvukli pogrešnu datoteku ili jednostavno želite da počnete iz početka, ne morate ništa da prebacujete u evidencije. U panelu Manipulacija u izvodu i uvlačenje kliknite na dugme Isprazni tabelu.

Radna tabela se briše, tabela sa stavkama nestaje, a ekran se vraća na panel sa parametrima gde možete izabrati novu datoteku.

Najčešći problemi i rešenja

„Prvo pronađite datoteku pa je nakon toga uvucite!“

Kliknuli ste na Uvuci izvod, a datoteka nije poslata na server ili je poslata pa je već iskorišćena u prethodnom uvlačenju. Ponovo kliknite na Pronađi datoteku, izaberite datoteku i sačekajte da se traka toka napuni.

„Izvod sadrži tekući račun koji ne pripada ovoj firmi“

Uvlačite izvod pogrešne firme, ili tekući račun nije upisan u evidenciju računa firme. Proverite u kojoj ste firmi i da li je taj tekući račun uveden u matičnu evidenciju računa firme.

„Izvod sadrži u datumu … godinu, a vi ste u …“

Datum izvoda ne pripada godini obrade u kojoj radite. Promenite godinu obrade na osnovnom ekranu pa ponovite uvlačenje.

Stavke su uvučene, ali komitenti nisu prepoznati

Tekući računi tih komitenata nisu upisani u matičnu evidenciju. Dodelite komitente ručno (pojedinačno ili grupno) – program će zapamtiti račune i ubuduće ih prepoznavati sam.

Zbirovi u tabeli ne odgovaraju izvodu banke

Najčešće je izabran pogrešan format u polju e-bank ili je datoteka u međuvremenu otvarana i prepravljana. Ispraznite tabelu, ponovo preuzmite izvod iz banke i pokušajte sa tačnim formatom.